Wanneer je in de bouw werkt is documentatie essentieel. Een goed documentbeheert voorkomt veel onnodige problemen. Zo zagen we in het verleden dat mensen in oude versies werkte, waardoor de nieuwere versies niet meer te vinden waren. Ook wil je documenten altijd kunnen vinden als je ze nodig hebt. Een documentbeheersysteem is dus essentieel, maar hoe vind je een goede?

Standaardpakket of sectorspecifiek?

Wanneer je een DMS zoekt moet je goed nadenken of je een standaardpakket wilt of gaat voor een sectorspecifiek. Een sectorspecifiek DMS voor in de bouw heeft een aantal belangrijke voordelen:

  • Functionaliteiten en workflows toegespitst op projecten in de bouw
  • Specifieke features voor de bouw
  • Betere communicatie en advies doordat de leverancier de sector begrijpt

Een standaardpakket heeft als grootste nadeel dat je een lege huls koopt. Alles moet nog richting de bouw worden ingedeeld, waardoor je onnodige kosten en tijd verspild.

Belangrijke functionaliteiten

Wanneer je overtuigd bent dat een DMS noodzakelijk is voor jouw bouwprojecten, dan kan de zoektocht naar een goed DMS beginnen. Een aantal functionaliteiten zijn essentieel:

  • Externe en interne mensen moeten toegang kunnen krijgen tot de juiste mappen en bestanden.
  • Je moet de DMS van verschillende soorten apparaten kunnen gebruiken.
  • Het moet mogelijk zijn om de documenten digitaal te stempelen.
  • De versiebeheer moet ervoor zorgen dat je altijd de nieuwste versie hebt. 
  • Alles wat wordt gedaan moet worden vastgelegd, zodat je terug kan kijken wie wat heeft gedaan.
  • Alle aanpassingen moeten automatisch worden gedeeld.
  • Een goede beveiliging van de bestanden.

Al deze functionaliteiten vind je terug in de DMS van Prostream. Wil je meer informatie over deze applicatie, neem dan een kijkje op https://www.prostream.app/.